Belépési engedély kezelő

Nem kell várni többé a teherportán a "kockás füzet" elírásai miatt

A belépési engedély kezelő rendszer olyan szervezetek számára nyújt megoldást, melyek telephelyeire a személyek vagy járművek fizikai belépése előzetes engedélykéréshez és annak jóváhagyásához kötött.

A rendszerben saját felületen vagy akár interfészen keresztül rögzíthetők a különböző típusú belépési és behajtási engedélykérelmek. Az engedély online kitöltését követően többszereplős jóváhagyási folyamat segítségével lehet a belépési igényt elbírálni. Az igény leadásán túl a szervezet székhelyén a beléptetésért felelős ügyintézők az alkalmazás felületén tudják ellenőrizni az igénylő belépési adatait és az engedély státuszát. A folyamat határidői, státuszai és az adott végrehajtó szereplők adatai lekérdezhetők.

A rendszer integrálható a fizikai beléptetést végző rendszerrel, így az igényelt és jóváhagyott engedélyek zárt rendszerben kerülhetnek átadásra.

Kiemelt képességek

• A rendszer elektronikus (pl. pdf) dokumentumot generál a rögzített engedély adataiból, elküldi e-mail mellékletként az igénylőnek, majd letárolja a generált fájlt a dokumentumtárban, egyszerűsítve ezzel az ügyek követését és az igények átláthatóságát.
• A jóváhagyás során születő döntésről szintén elektronikus dokumentum készül, amely ugyancsak megküldésre kerül az igénylőnek, és tárolásra kerül a rendszerben.
• Megtörténik az igénylő személyek beazonosítása, és a rendszer egyedi törzsszámot rendel hozzájuk. Az így felépülő nyilvántartásból személyenként lekérdezhetők az igénylések és az engedélyek, egyszerűsítve ezzel a biztonsági ellenőrzéseket és támogatva a rendszeres látogatók gyors beléptetését. A járművek nyilvántartása rendszám alapján történik.
• A saját igénybenyújtó felület mellett lehetőség van webszerviz alapú integrációra, az igénylőlapok így más felületen is kitölthetők egy egyedi fejlesztésű űrlapkitöltő alkalmazással, és beküldhetők a jóváhagyási folyamatnak.
• A jóváhagyott engedélyek webszerviz integráción keresztül átadhatók a fizikai beléptetést végző rendszernek, így a teljes folyamat az engedély igénylésétől a fizikai belépésig zárt rendszerben kezelhető, csökkentve ezzel az emberi tévedések és a visszaélési lehetőségek kockázatát.

Technológia

A megoldás az IBM termékeire épül, így a dokumentummenedzsment az IBM FileNet, az ügyviteli folyamatkezelés pedig az IBM Business Automation Workflow (BAW) keretrendszerében lettek megvalósítva.