Hiteles archívum

Bukott audiotok helyett

A hiteles archívum célja a szervezet által kezelt dokumentumok hiteles példányainak központosított nyilvántartása. A papíralapú dokumentumok tárolása, kezelése nagy energiabefektetést és manuális munkát igényel, ami megnövekedett költségeket ró a szervezetre. A hiteles másolattárral egy olyan tárolási eljárás valósul meg, amellyel a papír alapú dokumentumok digitalizálhatóak, valamint bizonyító erejű elektronikus másolatként tárolhatók, lehetővé téve a papíralapú eredeti példányok selejtezését.

A hiteles dokumentumtár célja a központi nyilvántartáson kívül:

Ügyiratok hitelességének megőrzése, reprodukálhatósága
Belső ellenőrzés és jogszabályi kötelezettség megfelelősége
Ügyiratkezelők munkájának támogatása, időráfordításainak csökkentése
Költségcsökkentés
Irattározás támogatása.

A hiteles dokumentumtár megőrzi a dokumentumok hitelességét, figyeli az időbeni lejáratát és támogatja annak meghosszabbítását.

A hiteles archívumba csak meghatározott forrásból és meghatározott jogosultsággal bíró személyektől fogadható be dokumentum. A beérkező dokumentumok befogadhatóságát előzetesen ellenőrzi a rendszer, akár több különböző folyamat szerint is befogadható hitelesített dokumentum:

Másik dokumentumtárból automatikusan, ütemezetten, vagy
E-mailen keresztül dedikált címre küldött e-mailek csatolmányaként.

A beérkező dokumentumok felülvizsgálatát felhasználói beavatkozás nélkül elvégzi a rendszer. Megvizsgálja az elektronikus aláírás meglétét, illetve annak megfelelőségét, ezenkívül automatikusan elvégzi a dokumentum hitelesítését (amennyiben az nem volt hitelesítve). Mindeközben figyelembe veszi, hogy a dokumentumtárba csak jogszabálynak megfelelően hitelesített dokumentumok kerülhetnek tárolásra. A hitelesítés a szervezet által használt hitelesítő szoftver segítségével történik.

A hitelesített dokumentumok tárolása egy önálló, erre a célra létrehozott IBM FileNet rendszerben automatikusan történik. A dokumentumok strukturáltan kerülnek betárolásra, példának okáért bizonyos szakterületek vagy osztályok szerint (HR, Iktatás). A strukturáltság területenkénti jogosultság -szeparálást is jelent. A jogosultságok kezelését a rendszer automatikusan elvégzi, így minden felhasználó automatikusan csak a saját jogosultságcsoportjának megfelelő hitelesített dokumentumokhoz fér hozzá.

A hitelesített dokumentumok előre meghatározott tulajdonságok alapján kerülnek tárolásra, ezek alapján egyszerűen kikereshetők a felhasználók által. Ilyen dokumentum-tulajdonság lehet többek között általános azonosító (hitelesítési adatok), vagy akár területenkénti egyéni adat (pl.: iktatószám az iktatásból beérkező dokumentumok esetében).

A hitelesített példányok kiadványozására is van lehetőség az archívumban, a kimeneti csatornák fajtája lehet: