Műszaki dokumentumtár
A kivitelezés nem állhat a jóváhagyásra váró tervek miatt
A műszaki dokumentumtár egy műszaki dokumentumok tárolását és jóváhagyási folyamatát megvalósító rendszer, mely hatékony megoldást ad közép- és nagyvállalatok, intézmények és vállalatcsoportok számára. A dokumentumtár segítségével lehetőség nyílik a vállalatok által működtetett alkalmazásokhoz tartozó műszaki dokumentumok nemzetközi szabványok és sztenderdek szerinti, strukturált tárolására, valamint a dokumentumok jóváhagyási és véleményezési folyamatának kezelésére és a folyamat közben keletkezett dokumentumok tárolására. A jóváhagyási folyamatban érintett minden résztvevő (például: dokumentumfelelős, véleményező, minőségellenőr) ugyanazon a szerepkör alapon működő webes portál felületen keresztül éri el a folyamatot és az érintett dokumentumokat.
A rendszer segítségével a jóváhagyási és véleményezési folyamat követhetővé válik, a státuszok, határidők és a folyamatlépések adatai elérhetőek lesznek dokumentumok szintjén és riportok formájában is. A véleményezési folyamatot automatizált formai és tartalmi ellenőrzések segítik. A jóváhagyott dokumentumok többféle szempont szerint kereshetők, ugyanazon dokumentum egyidejűleg több mappa nézetben is megjelenik.
Kiemelt képességek
Az általános dokumentumkezelési funkciókon túl (dokumentum keresése több szempont szerint, tárolás) az alábbi tulajdonságokat ajánljuk partnereink figyelmébe:
- Office Online integráció segítségével a felhasználók párhuzamosan képesek dokumentumokat véleményezni és szerkeszteni. A vélemények egységes formátumban kinyerhetők.
- A dokumentumgeneráló modul Word, Excel és PDF formátumú dokumentumok előállítását biztosítja, amelyek sablonok alapján készülhetnek.
- Elektronikus aláíró szoftver integrációjának segítségével a dokumentumok hitelesítése felhasználóbarát módon, az ügyviteli folyamatba integráltan kivitelezhető.
- A dokumentumok többféle módon kerülhetnek be a dokumentumtárba, így fájlrendszeri mappák automatikus figyelésével, és az oda másolt dokumentumok betárolásával is.
- „Single source of truth”, vagyis minden dokumentum csak egy példányban kerül tárolásra. Ugyanakkor a dokumentumok több mappában és többféle tárolási struktúrában is megjelenhetnek.
- A beérkező dokumentumokat a rendszer szabályok szerinti automatikusan felismeri és ellátja a típusuknak megfelelő leíró adatokkal. Képes szűrni a helytelenül beérkező dokumentumokat, értesítést küldve a megadott felhasználói körnek a hibáról.
- A dokumentum véleményezési folyamatába szervezeten kívüli szereplők (külső szakértők, hatóságok) ellenőrzött bevonására is lehetőség van. Ugyanilyen módon lehetséges kontrollált hozzáférést adni számukra adott dokumentumokhoz.
- A rendszer a robusztussága miatt alkalmas egyszerre nagy mennyiségű dokumentum véleményezési folyamatának kezelésére, és nagy mennyiségű dokumentum sok különböző szempont szerinti egységes tárolására.
Technológia
Megoldásunk az IBM termékeire épül, így az üzleti folyamatok kezelése az IBM Business Automation Workflow (BAW), a dokumentummenedzsment az IBM FilNet, a dokumentumok digitalizálása pedig az IBM DataCap keretrendszerében lettek megvalósítva. A megoldásunk működéséhez ezekre a szoftverekre feltétlenül szükség van. Ezek biztosítják a folyamatos rendelkezésre állást, a nagy működési biztonságot, a skálázhatóságot és a monitorozhatóságot.
