Szabályzattár
Vállalati szabályzatok digitálisan elérhetők mindenkinek
A Szabályzattár egy IBM FileNet alapú megoldás, mely elsősorban vállalatok, szervezetek, intézmények belső szabályzatainak egységes és strukturált kezelésére szolgál. A rendszer lehetőséget szolgáltat a szabályozások teljes életútjának (szabályozás létrehozása, jóváhagyása, felülvizsgálata, módosítása, visszavonása) kezelésére. A szabályozások rendszere összehangolt a céges részlegekkel, és az azokon belüli hierarchiával, annak érdekében, hogy minél specifikusabb szabályozások jöhessenek létre. A megoldás a legszigorúbb szabályozási eljárások betartására kötelezett vállalatok és szervezetek – mint például egészségipar – számára is felhasználható.
A végfelhasználók a rendszert egységes webes felhasználói felületen keresztül, részlegenként finomhangolható és szerepkörönként (jóváhagyó, ellenőr, stb.) elkülönített módon érik el és használhatják. A rendszeren belül megoldható a kiosztott feladatok delegálása és a helyettesítés is.
Kiemelt képességek
A szabályzattár alábbi tulajdonságait ajánljuk kiemelten partnereink figyelmébe:
- A szabályozások teljes életútja elektronikusan, mégis a legszigorúbb jóváhagyási rendnek megfelelően zajlik, a szigorúan szabályozott működési rend mellett dolgozó szervezetek talán legpapírigényesebb funkciója tehető így papírmentessé.
- A testreszabható szabályozási sablonok és dokumentumgeneráló funkciók alkalmazásával a szabályozások kialakítása automatizálható. A szabályozások létrehozásához szükséges átfutási idők nagyságrendekkel növelhetők az emberi hibák kiküszöbölése mellett.
- A szabályozások módosítása és szerkesztése szigorúan ellenőrzött módon, de online történik, biztosítva ezzel a szabályozási verziók automatikus és emberi hibáktól mentes kezelését, a szabályozási rendszer működtetése emberi erőforrásokat szabadíthat így fel.
- A szabályozások szerkesztése, kialakítása csoportmunkában is végezhető, pontosabb dokumentumok készülhetnek így csökkenő átfutási időkkel.
- „Single source of truth”, vagyis minden szabályozási dokumentum csak egy példányban kerül tárolásra. Ugyanakkor a dokumentumok több mappában és többféle tárolási struktúrában is megjelenhetnek.
- A központosított szabályzattárban egyszerűen és gyorsan kereshetők a szabályozási dokumentumok, gyorsítva ezzel a szabályzatokkal kapcsolatos feladatokat és csökkentve ezzel az irattári/szabályzattári emberi erőforrás felhasználást.
Technológia
Megoldásunk az IBM ECM (Enterprise Content Management) termékeire épül, így a dokumentummenedzsment az IBM FileNet keretrendszerében lett megvalósítva. A megoldásunk működéséhez ezekre a szoftverekre feltétlenül szükség van. Ezek biztosítják a folyamatos rendelkezésre állást, a nagy működési biztonságot, a skálázhatóságot és a monitorozhatóságot.
