IBM Business Automation Workflow (BAW)

Üzleti folyamatkezelés digitálisan, IBM technológiákkal

XXI. században a vállalatok és szervezetek oldaláról egyre növekvő igény tapasztalható a digitális automatizáció  – elektronikus dokumentum kezelés, üzleti folyamatkezelés és automatizáció – iránt, ami a COVID-19 világjárvány következtében már nem csupán egy hatékonyságnövelő lehetőség, hanem a gazdasági túlélés egyik alapeszköze. Az üzleti folyamat menedzselő (Business Process Management = BPM) rendszerek alkalmazásának fő célja a vállalatok és szervezetek működési hatékonyságának növelése, az emberi hibák és kommunikációs problémák csökkentésével és a hatékonyságot csökkentő szűk keresztmetszetek kiszűrésével. Rendszer szemléletű megközelítésük segíti a vállalatban zajló folyamatok kézben tartását és optimalizálását. A BPM eszközök általában az alábbi vállalati folyamatokhoz és üzleti szabályokhoz köthető tevékenységeket támogatják:

• tervezés
• modellezés
• megvalósítás
• mérés
• optimalizálás

A fenti funkciók mind hozzájárulnak az emberi erőforrások és informatikai alkalmazások bevonásával végrehajtott folyamatok és elemi folyamat lépések optimalizálásához és finomításához. A BPM rendszerek gyakorta hidat képeznek a vállalatok üzleti és IT szervezetei között. A BPM rendszerek bevezetésének eredményeként az alábbi előnyökre számíthatunk:

• költségcsökkenés
• szabályozói megfelelőség biztosítása
• ügyfélelégedettség növekedése
• agilisabb belső működés
• egyszerűbb és átláthatóbb működés
• hatékonyság/termelékenység növekedése
• piaci versenyelőny

BPM funkcionális jellemzők és képességek

A gyakorlati BPM megvalósítások általában nem az IT szakemberek, hanem az üzleti felhasználók igényeinek kiszolgálására koncentrálnak oly módon, hogy lehetővé tegyék számukra új üzleti folyamatok kialakítását, több független rendszer bevonásával lehetőleg programozás nélkül. A vizualizált folyamat tervező és modellező BPM alkalmazások lehetővé teszik a folyamattervezést, -tesztelést és -monitorozást. A vállalati BPM rendszerek főbb képességei az alábbiak:

• Folyamat kezelés (Workflow management): Az üzleti felhasználók képesek segítségükkel tervezni, tesztelni és futtatni üzleti folyamatokat, melyek a dolgozók, rendszerek és adatok interakcióit kezelik és vezérlik. A BPM ezek nagy részének automatizálását is elvégzi.
• Üzleti szabálymotor: Segítségével az üzleti felhasználók képesek komplex üzleti szabályok megfogalmazására a folyamattervezés és futtatás során.
• Űrlap generálás: Az üzleti felhasználók képesek kódolás nélkül űrlapokat létrehozni és megosztani.
• Csoportmunka: A BPM rendszerek sok esetben támogatják a WEB2 rendszerekből ismert ötlet menedzsment, a döntési folyamat menedzsment és vélemény folyam megoldásokat.
• Analitika: Lehetőség nyílik a folyamatok méréséhez mérőszámok megalkotására, melyekről folyamatosan jelentések is készülhetnek.
• Integrációk: A nagyvállalati BPM rendszerek kiemelt tulajdonsága a dobozos integrációs képesség a már működő üzleti rendszerekkel, mint pl. ERP (SAP), DMS (Filenet), csoportmunka (SharePoint), stb.

BPM jellemző üzleti felhasználási területek

• Alkalmazottak beléptetése és HR folyamatok
• Beszerzés
• Költség elszámolás
• Szabadság kérelmek és jóváhagyások kezelése
• Ügyfél menedzsment
• Igénykezelés (ügyfél, belső ügyfél)
• Hitel igénylés
• Megfelelőség
• Ügyfélszolgálati folyamatok
• Panaszkezelés
• Projektmenedzsment

BPM nem funkcionális jellemzők

Low Code” képességek: A BPM rendszerek általában bár rendelkeznek „codeless” vagy „low code” képességekkel, de nem „low code” platformok, hiszen elsődleges céljuk az üzleti hatékonyság növelése és nem a fejlesztés gyorsítása fejlesztési „építőkockák” használatával.

Felhő és/vagy on-premise kialakítás: Napjaink modern BPM rendszerei szinte kivétel nélkül SaaS módon felhőből kínálják szolgáltatásaikat, de a nagyvállalati alkalmazásban mégis maximum a hibrid (felhő és helyi vegyes) vagy a kizárólag lokális módon kialakított felhasználás az elterjedt biztonsági vagy adatkezelési előírások miatt.

BPM keretrendszer: A BPM rendszereket 3 fő kategóriába sorolhatjuk az általuk lefedett funkciók alapján:

1. Teljes „faltól-falig” BPM keretrendszerek, melyekben minden lényeges BPM funkció fellelhető, s így egy alkalmazáson belül minden igény lefedhető.
2. A horizontális BPM keretrendszerek kizárólag a folyamatok tervezésével és fejlesztésével támogatják a vállalati üzleti igényeket
3. A horizontális BPM megoldások egy-egy speciális iparági megoldást fednek le, de nehezen implementálhatók más területen.

Üzemeltethetőség nagyvállalati környezetben: Számos ügyes, state-of-the-art rendszer alkalmas üzleti folyamatok implementálására, ám csak egy kisebb részük alkalmas a folyamatos 7×24 órás üzemű, DevOps támogatott, volatilis- vagy igen nagy terheltségű folyamatok üzembiztos és monitorozható üzemű működtetésére. Egy-két impresszív felületű megoldás számára még a különböző környezetekben (DEV/TEST/PROD) végrehajtott változás kezelés is problémát okoz, vagy túl nagy regressziós tesztelést igényel, mely mind az üzleti, mind az IT oldalt komolyan leterhelheti. Nem beszélve a gyártói támogatásról vagy magyarul beszélő szakemberek elérhetőségéről.